自动化办公系统的三要素为:

信息存储通常可以认为是办公室记录，包括办公文件和表格。数据应用包括文件、图像或电子表格的捕获和编辑。文字处理和桌面演示包容纳原始文本和图形数据或视频，而电子表格应用程序为用户提供了行为能力，易于操纵和数字输出。

数据交换是办公系统中极为重要的一部分，通过电子邮件、语音邮件、实时通讯工具来实现实时交换信息和数据。能够以电子方式对两个以上的用户同时分享信息有时被称为群件系统。当然，电子邮件的抄送也是一到多的信息传输，但是当前电子会议系统则更为常用的。

办公自动化系统也经常被用来跟踪短期和长期的财务计划、人力资源分配计划、市场营销开支、库存采购以及其他方面的业务。有着任务管理调度系统的协助，可以在办公室内通过对时间表、资源方程的监视，来远程电子调度和控制各种项目和活动。

办公自动化未来的挑战是以个人信息泄漏为代表的信息安全问题。计算机获得的信息可以通过网络迅速地扩散蔓延，如何对电子设备采取必要且适当的防御措施成为办公自动化的前沿发展方向。